Идеальный секретарь: как подобрать подходящую кандидатуру?

Генеральному директору компании хронически не везет с секретарями. Всех, кто приходил на эту должность, приходилось уволить по тем или иным причинам (хамство, лень, решение личных вопросов в рабочее время). Казалось бы, найти нового секретаря не так уж и сложно, но поиск «лица и голоса» компании может отнять больше сил и времени, чем поиск другого специалиста. Как вы считаете, какими компетенциями должен обладать хороший секретарь? Есть ли какой-то идеальный портрет кандидата для этой должности?

• 

  ​Наиль Забиров председатель совета директоров ГК «Плезир»

  У каждого руководителя свое видение. Кому-то нужна просто красивая молодая секретарша, кому-то — взрослая женщина, которая хорошо справляется со своими обязанностями. Иногда секретарь — лицо компании, а иногда — просто помощник генерального директора. Для того, чтобы повезло с секретарем, руководитель должен четко задать желаемые параметры: цвет волос, рост, возраст, знания, образование и так далее. Мы же сначала рисуем портрет человека, который нам нужен, а уже потом подбираем под эти стандарты. Мне, например, нужна секретарша в возрасте за 30, а лучше за 35 лет. Дети у нее к этому времени должны подрасти, уже накопился жизненный опыт. Желательно, чтобы секретарь была замужем, и чтобы муж ее содержал, а она ходила на работу просто для развлечения. Такая кандидатура для меня более приемлема, чем 22-летняя девушка, которая ищет жениха по соцсетям, общаясь круглыми сутками с кем-то по интернету. Поэтому, прежде чем подходить к подбору секретаря, надо определиться со всеми параметрами и компетенциями.
  

• 

  ​Наталия Сторожева генеральный директор кадрового агентства «Перспектива» (Москва)

  Есть три ключевых типажа секретарей, они различаются по мотивам. Первый — это молодая девушка, которая ищет себе супруга. Как правило, она действительно юного возраста (студентка, недавняя выпускница вуза). Такая молодая особа «прыгает» из компании в компанию, работая в каждой по нескольку месяцев для того, чтобы присмотреть себе спутника жизни. Очень часто этот тип секретарш выглядит как идеальный. Потому что именно они приходят на собеседование ухоженные, с иголочки одетые, с деловой прической. У них грамотная речь, умные ответы на вопросы, хороший английский, высокие коммуникативные навыки. И работодатели часто обманываются, встретив такую эталонную секретаршу. Но такая девушка, скорее всего, долго в компании не задержится, — только до свадьбы или до декрета. Второй типаж — это тоже молодые девушки, которые профессию секретаря, личного помощника или ассистента рассматривают как стартовую и не планируют на ней задерживаться. Третий типаж, который и является идеальным секретарем, — это женщины, в хорошем смысле лишенные карьерных амбиций. Их амбиции лежат в области профессионального совершенствования. Такие девушки работают в профессии по 6—10 лет и никем, кроме как секретарями (или начальниками секретариата, руководителями административных отделов впоследствии) они быть не хотят. При этом они могут постоянно совершенствоваться профессионально. Но таких секретарей очень мало. При всем профессионализме, они зачастую выглядят не так блестяще, как первые, и не такие хваткие, цепкие, как вторые.
  

• 

  ​Николай Лаптев директор казанского филиала «Открытие брокер»

  У медали всегда две стороны. Если генеральный директор постоянно увольняет секретарей, значит, он сам в чем-то не прав. Когда руководитель не может ужиться с порядка 10—15 секретарями, дело вовсе не в сотруднике, а в характере самого директора. Если говорить о качествах, то идеальный секретарь в моем понимании — это человек, который очень хорошо разбирается в тайм-менеджменте, у которого все четко расписано. Он быстро схватывает, и в документах у него всегда порядок, как во входящих, так и в исходящих. И, конечно, обязательно должны быть вежливость, пунктуальность, желательно наличие высшего образования. Что касается возраста, то молодая девушка, конечно привлекательна. С другой стороны, внешность быстро сойдет на нет. Поэтому все должно быть пропорционально: и внешность, и ум. Но в меру, не превышая нормы. Хотя у каждого понятие нормы свое. Считаю, что нормальный возраст для секретаря 25—35 лет. Правда, знаю некоторые крупные предприятия, где секретари и по 20, и по 30 лет работают. Но это уже не просто секретари, их функционал намного шире. Это профессионалы высокого класса, которые занимаются решением многих вопросов, могут заменить в каких-то моментах генерального директора.
  

• 

  ​Сергей Елисеев президент Союза независимых экспертов и интерим-менеджеров (Москва)

  Ключевая ошибка при выборе секретаря (первого лица), это как раз выбор «лица и голоса», то есть по внешним данным. В действительности ключевая функция — работа с информацией и временем, что требует точности и дисциплинированности. А иногда просто взрослого отношения к своей работе. Поэтому попытки нанять молодую девушку без квалификации, опыта и привычки работать, зато на маленькую ставку и по внешним данным, обречены на типичные проблемы: ошибки, небрежность, невнимательность, неразбериха в документах и так далее. В качестве секретаря, который помогает организовать работу руководителя, а не просто принимает и раздает звонки по всей компании, порекомендовал бы две стадии отбора. Первая — функциональная. Выбрать женщину 35—50 лет, семейную, с опытом работы в государственных структурах или крупных сложно-структурированных частных компаниях, с навыками делопроизводства, делового письма, планирования времени руководителя и составления протоколов совещаний, и конечно, хорошими коммуникативными способностями. Во вторую очередь, все-таки стоит обратить внимание на внешние данные. Но без фанатизма. Не надо завышенных или исключительных требований. На среднем уровне или чуть выше. Просто отсечь неудовлетворительный уровень. Ведь никому не будет приятно работать, общаться с неопрятным, плохо выглядящим и плохо разговаривающим человеком.
  

• 

  ​Динар Мингазов генеральный директор медицинского центра «КОРЛ»

  С секретарем мне повезло. Он совмещает сразу несколько ролей: секретаря, помощника и «голоса компании». На мой взгляд, секретарь не только должен уметь делать и приносить кофе, а быть, в первую очередь, помощником руководителя, понимать, как работает компания и что нужно для того, чтобы эта работа стала еще эффективней. Ни возрастных, ни половых критериев здесь быть не может. В деятельности любого коммерческого предприятия важен финансовый результат, а финансовый результат состоит из многих аспектов. Все эти аспекты, несмотря, казалось бы, на свою малозначимость в компании, секретарь (помощник) руководителя должен понимать от и до. И тогда он будет вести себя правильно и с покупателями, и с контрагентами, и с сотрудниками и, естественно, с руководством. По сути, секретарь (помощник) — это маленький руководитель, который выполняет все технические вопросы директора.
  

• 

  ​Светлана Дубовик генеральный директор компании «Бизнес-Кардинал» (Санкт-Петербург)

  Я бы этот бизнес-кейс, как руководитель компании, решала по-другому. Вход в компанию мог бы рассматриваться, как прохождение испытательного срока через работу секретаря. То есть, мы говорим, что если вы хотите работать в нашей компании, допустим, менеджером, то испытательный срок должны отработать на должности секретаря генерального директора. Так мы сможем решить сразу две задачи. Во-первых, на работу менеджера мы берем нормальных людей, которые прошли испытательный срок, и отдел менеджмента не тратит время. Во-вторых, всегда можно определить период, в течение которого человек работает секретарем. В это время сотрудник осваивает все функции компании, начинает решать с клиентами уже какие-то вопросы, таким образом, постепенно переходит в свой отдел. Это такой определенный вход в компанию. Тогда на должности секретаря всегда будут работать адекватные люди, и может в какой-то момент окажется, что человек, который хотел быть менеджером, поймет, что на должности секретаря чувствует себя комфортно.
  

• 

  ​Инна Алексеева генеральный директор PR Partner (Москва)

  У нас была в свое время секретарь, которой, видимо, не очень нравилась ее работа. Она была не очень дружелюбна и любезна, грубила сотрудникам, пропускала звонки. В основном сидела в социальных сетях и решала какие-то личные вопросы.
  

  Так как это был первый секретарь, то мы не сразу поняли, что ситуация не совсем нормальная, поэтому почти два года терпели всем офисом такое поведение. Но потом все-таки открыли вакансию и принялись искать нового сотрудника. С тех пор у нас поработали два секретаря, обе прекрасно выполняли свои обязанности, так как их выбирал не один руководитель, а команда из трех человек. Мы используем это правило трех в найме персонала после тренинга Брайна Трейси, американского коуча. Смысл в том, что собеседование проводят три человека (можно друг за другом, можно в разные дни) в разной обстановке (в опен спейс, в переговорке), если хотя бы у одного возникают сомнения относительно найма, сотрудник на работу не берется. Идеальный секретарь, на мой взгляд, должен обладать хорошей дикцией, быть аккуратным, позитивным, дружелюбным, хорошим организатором, уметь с разными сотрудниками находить общий язык. Здорово, если секретарь живет рядом с работой, чтобы мог приходить в офис первым и открывать его за 10—15 минут до официального открытия.

• 

  ​Фарид Хамадеев руководитель филиала компании ERGO в Казани

  Что от секретаря требуется? Чтобы все было четко и своевременно подготовлено, в нужный момент подсказано руководителю. Поэтому хороший секретарь должен быть самоорганизованным. Должна присутствовать аккуратность, как в делах, так и в организации рабочего процесса. Плюс ответственность, дисциплинированность. Секретарь — это же, в первую очередь, помощник руководителя. Поэтому должен знать и понимать бизнес-процессы. Кроме того, человек должен опрятно выглядеть, приятно пахнуть. У него не должно быть дефектов речи. Важно, чтобы с человеком можно было приятно пообщаться, чтобы ничего не отторгало посетителей.
  

• 

  ​Константин Шамбер директор Центра стратегических межкультурных коммуникаций StrategicInterCom (Франкфурт-на-Майне)

  К выбору секретаря нужно подходить очень тщательно и с большой долей рационализма. Среди самых важных характеристик, которыми должен обладать хороший секретарь, являются стрессоустойчивость, самоуверенность, коммуникабельность, деликатность и конфиденциальность. Более того, секретарь должен уметь правильно управлять не только своим рабочим временем, но и временем своего шефа. Правильная расстановка рабочих приоритетов и владение знаниями основных современных информационных технологий завершают список самых важных навыков профессионального секретаря. К второстепенным факторам относятся возраст, внешний вид, наличие чувства юмора, знание нескольких языков и тембр голоса. Если внимательно присмотреться к секретарям влиятельных и успешных людей, то среди них можно обнаружить следующую тенденцию: средний возраст колеблется от 30 до 45 лет, ухоженный вид, правильные манеры, знание как минимум двух иностранных языков и приятный голос. Пол не является важным критерием в отборе хорошего секретаря. Более того, наличие совсем молодого и красивого секретаря женского пола у мужчины среднего или старшего возраста больше говорит о его слабостях, нежели о его профессионализме. То же самое касается женщин-управленцев, которые нанимают молодых секретарей-мужчин. Или вы готовы доверить свои секреты и миллионные контракты двадцатилетнему человеку с обложки модного журнала?