Как работать на электронной торговой площадке: ликбез для заказчиков

Наша компания хочет сделать разовую закупку на ЭТП. Как организована плата за услуги площадки? Есть ли возможность оплатить только одну процедуру или же система абонементная и действует какой-то определенный период?

— Лицензия на торгово-закупочную деятельность подписывается со стороны заказчика на год. В рамках этого договора можно провести и одну закупку, и серию закупочных процедур — в зависимости от экономического интереса компании-заказчика. Так что отдельно каждую процедуру оплачивать не нужно.

Компании порой опасаются: «Я заплачу за стоимость годового пользования, но вдруг работа на ЭТП не принесет мне желаемого эффекта экономии?» Мы понимаем эту тревогу, но спешим успокоить вас.

Годовая стоимость лицензии для заказчика стоит чуть больше 50 тысяч рублей плюс НДС, и, по опыту наших клиентов, окупаются эти затраты с первой же закупки.

Расчет простой: статистика нашей площадки говорит, что среднее снижение закупочных цен происходит в диапазоне 5—25% (в зависимости от объема закупки, ее предмета и сложности). Возьмем средний дисконт даже в 10%. Крупное предприятие окупит стоимость работы на ЭТП, сделав закупку на полмиллиона (при этом вы понимаете, что в масштабах бизнеса такой объем закупки будет относиться к совершенно рядовым, операционные необходимости предприятия, как правило, исчисляются гораздо более серьезными суммами).

Так что экономический интерес и стимул проводить закупки на ЭТП заложены внутри платформы. Меньше пяти тысяч в месяц — согласитесь, это условно платная услуга.

Что если я хочу начать с медицинского оборудования? Канцтовары я могу найти в любом поисковике, а вот сложную технику для врачебного кабинета закупить труднее. Смогу я найти желаемое на вашей платформе?

— Начинать со сложной закупки, которая относится к редкому оборудованию или, предположим, к рынку, на котором мало поставщиков, — это популярное стремление новичка, который хочет закрыть на ЭТП ту задачу, с которой его закупщикам сложно справиться в ручном режиме.

Но начинать работу на ЭТП мы рекомендуем с закупки простых, стандартизованных вещей, по которым на рынке существует большая конкуренция среди поставщиков.

Это, например, канцелярские товары или спецодежда. На пробную закупку мы рекомендуем выходить с массовым товаром, чтобы отладить все процессы. Чуть позже, когда вы будете знать принципы работы площадки (проведете несколько процедур, определитесь с критериями выбора поставщиков и с их составлением), можно будет заходить на более сложные процедуры.

Экономический интерес и стимул проводить закупки на ЭТП заложены внутри платформы. Меньше пяти тысяч в месяц — согласитесь, это условно платная услуга.

Раз оплата работы на ЭТП — это абонементная история, значит, мне не нужно стремиться закупить все и сразу в рамках одной процедуры, а можно спокойно размещать дробные закупки?

— Такое право и возможность у закупщика, конечно, есть. Но прямой интерес заказчика в том, чтобы выходить в рынок с большим объемом закупки и уходить от частых мелких процедур. Дело в том, что на маленькие лоты тяжело поднять крупных производителей, невозможно получить большую скидку, а значит, эффективность закупки снижается.

Мы предлагаем делать крупные закупки, консолидировать однотипные лоты, проводить процедуры раз в год или в полгода.

Приведу простой пример: вы знаете потребности своей компании и можете рассчитать, сколько вам нужно будет спецодежды на год. Причем спецодежда будет двумя комплектами — зимним и летним. В этом случае вам выгодно составить годовой план закупки (ГПЗ), включить в него этот пункт и провести одну разовую закупку, но в условиях указать, что график поставки и, возможно, оплаты будет растянут по году.

И это еще одно золотое правило закупок: важно, чтобы вся полнота информации была отражена в документе, чтобы поставщики четко понимали, что от них требуется, и смогли сделать максимально подходящие заказчику предложения.

Могу ли я как заказчик видеть, какие компании участвуют в закупке и от кого поступает то или иное предложение? Ведь, выбирая поставщика, я должен удостовериться в том, что ему можно доверять, а значит, должен иметь о нем определенную информацию.

— Изначальная подача предложений «конвертная»: никто не видит, какие компании и что предлагают. Ведь, если заказчик будет владеть такой информацией, это позволит ему обернуть ее в свою пользу.

Когда «электронные конверты» вскрываются, информация становится доступна заказчику. Он видит не только ценовые предложения, но и все остальное, что компании посчитали нужным в него загрузить. Дальше он изучает поступившие предложения, сопоставляет их, изучает благонадежность компаний, смотрит, входят ли они в список поставщиков, с которыми он хотел бы работать, и т.д.

Словом, закупочная процедура не является формализованным актом, фильтрующим участников исключительно по ценовым предложениям. Ведь цена — важный критерий, но не единственный. Если бы только она была превалирующим фактором, мы бы все ездили, к примеру, на продукции отечественного автопрома.

Так что нужно время, чтобы сопоставить все факторы и отранжировать эти предложения. Поэтому, да, заказчик видит, какие компании участвуют в закупке, но только после определенного момента — когда поданы все предложения и закончилась переторжка.

Я хочу сделать закупку большой партии разнообразных канцелярских товаров. Мне необходимо размещать отдельную процедуру по каждой позиции? Или можно сделать одну закупку, а в ней — несколько разных категорий по типам товара?

— Канцелярская продукция — большой сегмент товарной номенклатуры, в нем множество позиций. Крупные поставщики имеют в своем ассортименте сразу всю линейку из этой группы товаров и могут закрыть весь объем потребностей заказчика. Поэтому открывать удобнее одну закупку. Но в рамках единой торгово-закупочной процедуры нужно расписать каждую позицию по отдельности, указав количество товаров, цену и график их поставки. Сервис, который мы предоставляем, позволяет заявляться разным поставщикам на разные лоты в рамках единой процедуры.

И в этом случае заказчику надо определяться, как ему выгоднее и удобнее действовать. Но хотелось бы предупредить: возможно, что те, позиции, на которые дал лучшие цены какой-то один поставщик, не дают этому поставщику экономической выгоды продавать их по отдельности.

Скорее всего, привлекательные цены на какие-то отдельные товары он предложил, чтобы выиграть закупку. Поэтому, возможно, поставщики не будут готовы поставлять отдельные товары из своего ассортимента, не включая в них другие.

Прямой интерес заказчика в том, чтобы выходить в рынок с большим объемом закупки и уходить от частых мелких процедур. Мы предлагаем делать крупные закупки, консолидировать однотипные лоты, проводить процедуры раз в год или в полгода.

С другой стороны, заказчик должен еще и оценить, насколько для него экономически обоснованно оформлять несколько разных договоров на поставку и не дешевле ли все же отдать все одному поставщику. Издержки на подписание и оформление договоров — трудовые, финансовые затраты — стоит тоже учитывать в стоимости закупки. Словом, каждое решение должно иметь свое обоснование.

— Я как заказчик заинтересован в том, чтобы мои закупки закрывались с хорошим дисконтом. Могу ли я как-то повлиять на это или все полностью зависит от работы ЭТП?

— Размер дисконта во многом зависит от того, как грамотно заказчик подходит к закупке, насколько он к ней готов. Скидка напрямую зависит от начальной минимальной цены контракта, которую определяет заказчик, — НМЦК. Условно, можно получить дисконт в 1% и купить, к примеру, карандаши по 99 копеек за штуку, установив начальную цену контракта в 1 рубль. А можно получить гораздо более серьезный дисконт в 15%, но купить карандаши по 1,1 рубля за штуку, установив начальную цену в 1,3 рубля. Какой вариант из этих двух выберете: дисконт в 1% и цена 99 копеек за штуку или дисконт в 15%, но цена 1,1 рубля? Думаю, ответ очевиден.

Есть разные способы определения справедливой НМЦК. Например, можно пойти от стоимости предыдущей такой закупки (с поправкой на коэффициент инфляции), а можно — от маркетинговых исследований (опросы первоклассных поставщиков).

Кроме справедливого определения НМЦК, на цену можно повлиять, создав конкуренцию среди поставщиков. В качестве желаемых участников закупки стоит указать своих действующих контрагентов — чтобы в закупке участвовали и они, и другие компании, работающие на ЭТП. Таким образом, собрав их всех в одном конкурентном поле, можно получить хорошее уторговывание. А популярная практика провести процедуру на ЭТП и параллельно принять «кабинетные предложения» от своих действующих поставщиков, чтоб сравнить цены, нужного результата не даст. Если все конкурируют на одной электронной площадке в рамках одной закупки, дисконт в абсолютном большинстве случаев растет. Заказчик от этого только выигрывает.

— Объясните, пожалуйста, суть переторжки. Я много раз слышал, что в процессе переторжки удается серьезно сбить цену. Что она собой представляет и как это происходит?

— Переторжка — это механизм, по которому поставщики пошагово снижают ценовое предложение. Работает это так.

1. Когда окончился прием предложений от поставщиков, заказчик «вскрывает конверты» и видит цены и предложения. Он обозначает то ценовое предложение, которое для него комфортно. Дальше начинается переторжка.
2. Поставщики видят цену, которая обозначена заказчиком, взвешивают свои возможности и целесообразность, и те, кому эта цена подходит, подтверждают ее.
3. Когда кто-то из поставщиков подтверждает цену, включается таймер — по истечении этого времени лот будет законтрактован.
4. Но если другой участник закупки может предложить цену меньше, он это делает (пока не истекло время таймера).
5. Таким образом поставщики проводят между собой своеобразный «аукцион наоборот» — пошагово предлагая не большую цену, а меньшую. При этом процедура обезличенная: кто именно делает предложение, никто не видит (ни заказчик, ни сами участники закупки).
6. Уторговывание происходит до тех пор, пока предложения по снижению стоимости не остановятся (как правило, это происходит, когда достигается граница экономической целесообразности для поставщиков).

Каковы минимальные и максимальные сроки для публикации информации о закупке? Есть ли рекомендации по тому, какие сроки указывать, и зависит ли это от предмета закупки?

— Минимальные сроки, установленные платформой, — 3 дня. Но мы советуем увеличить срок публикации. Простой пример: допустим, вы поставщик, профессионально занимаетесь продажей тех же карандашей. И вдруг вы видите, что появилась экстренная закупка: в пятницу закрывается процедура закупки двух фур карандашей, причем поставка должна быть в понедельник. Даже являясь профессионалом рынка, вы видите, что ситуация нестандартная. И, разумеется, заподозрите: кто-то из поставщиков, вероятно, просто знал, что готовится такая закупка, и уже сидит с двумя фурами карандашей на изготовку. Выходит, что короткий срок крупной закупки может служить легальным способом «подкрутить» закупку под конкретного поставщика, выставив заведомо невыполнимые условия по исполнению контракта со стороны неподготовленных участников. И даже если закупка «чистая», без злоупотреблений, у поставщиков может не хватить времени на то, чтобы подготовить для вас оптимальное предложение.

Поэтому, чтобы таких подозрений не возникало, мы рекомендуем не заявлять слишком короткие сроки закупки. Идеальный вариант — в конце текущего года публиковать годовой план закупок на следующий год с примерным графиком поставок, чтобы его видели все заинтересованные участники рынка.

В нем можно эти две фуры карандашей заложить и указать, когда именно их надо поставить. И если игроки рынка будут это видеть, они будут хорошо подготовлены к конкурентной борьбе за вашу закупку.

Чем технологически сложнее продукт, тем больше времени надо давать поставщикам на ознакомление с закупочной документацией. Это необходимо, чтобы большее количество потенциальных поставщиков успели сориентироваться, подготовить свои предложения и создать честную конкуренцию. Максимальное время подачи информации технически не ограничивается. Есть только ограничения, налагаемые здравым смыслом.

Есть мнение, что главное достоинство ЭТП — наличие честной конкуренции за право поставки. В каких отраслях бизнеса на вашей ЭТП зарегистрировано максимальное количество поставщиков — а значит, существует максимальная конкуренция? Какие закупки с этой точки зрения выгоднее делать: может быть, канцтоваров, бытовой химии, сувенирной продукции, спецодежды, медицинских изделий? А в каких сферах зарегистрировано меньше всего поставщиков?

— Традиционно, чем проще подвести под стандартизацию товар, тем выше конкуренция на этом рынке, тем больше на нем производителей, тем проще провести торгово-закупочную процедуру. За счет открытой публичной организации закупки можно получить максимальный дисконт.

На нашей платформе максимальный эффект достигается примерно в 70 сегментах товарной номенклатуры. Среди самых конкурентных отраслей рынка — например, насосное оборудование, электротехника, КИПиА, спецодежда, оргтехника/компьютеры, ПО, хозтовары, канцтовары, грузоперевозки, мебель и упаковочные материалы. В этих сферах конкуренция максимальна, и за счет этого можно получить крупный дисконт при сохранении качества поставки.

На нашей платформе максимальный эффект достигается примерно в 70 сегментах товарной номенклатуры. Среди самых конкурентных отраслей рынка — например, насосное оборудование, электротехника, КИПиА, спецодежда, оргтехника/компьютеры, ПО, хозтовары, канцтовары, грузоперевозки, мебель и упаковочные материалы.

Хочу зарегистрироваться на площадке и делать регулярные закупки, но боюсь работать с непроверенными поставщиками. Те, с которыми мы работаем годами, уже зарекомендовали себя: мы знаем их особенности, они знают наши требования, процессы налажены. Кто поручится, что поставщик, который выиграет нашу процедуру, окажется добросовестным? Существует ли какой-то входной фильтр для поставщиков, которые регистрируются на ЭТП?

— Ваш уровень сомнения могут снизить два момента. Во-первых, необходимо проверить поставщика вашей службой безопасности либо в специализированных сервисах по проверке контрагентов. Во-вторых, важна история взаимоотношений поставщика с другими заказчиками.

Серьезные поставщики работают и с другими представителями крупного бизнеса. Это находит отражение в нашем рейтинге — ТОП-1000 лучших поставщиков.

Составляется он раз в год, компании отбираются в него по четко формализуемым, прозрачным критериям. Выбирая поставщика, вы можете в качестве вспомогательного критерия проверить, входит ли он в этот список.

Есть входной фильтр для поставщиков и внутри нашей площадки. Так, поставщик должен предоставить определенный перечень документации. Если все документы в порядке, то он имеет право размещать свои предложения после того, как приобретет лицензию ЭТП.

Что происходит после завершения закупочной процедуры? Функция ЭТП заканчивается на стадии определения победителя? Могу я после этого не заключать договор с поставщиком, если вдруг он мне не понравится?

— На сегодняшний день наше сопровождение завершается после предоставления результатов закупочной процедуры заказчику и подведения им итогов закупки. Да, заказчик вправе не подводить итоги закупочной процедуры и не заключать договор ни с одной из компаний, сделавших предложение. Юридически никто не может принудить его к этому, если это не торги. Но мы всегда рекомендуем и на уровне ЭТП, ее функционала стимулируем заказчиков, чтобы они подводили итоги закупочной процедуры, осуществляли выбор поставщика.

Ведь прозрачные и понятные действия заказчика мотивируют поставщиков на более энергичную борьбу за его заказ, а отказ от заключения контракта — яркий сигнал рынку о необязательности.

Поставщики поймут, что закупка проводилась не ради закупки, а была своеобразной игрой или способом исследования рынка. В дальнейшем пострадает репутация такой компании, и поставщики просто не будут заявляться на ее процедуры.

Instagram:

@gurov_online

@onlinecontract