Эффективная система закупок на предприятии: инструкция от ONLINECONTRACT

Подготовительный этап

Для начала оцените текущее состояние дел. Проанализируйте внешнюю среду — конкурентов и лидеров рынка: как у них организован закупочный процесс — если, например, они работают на электронной торговой площадке (ЭТП), может быть, и вам пора?

Взгляните на положение дел внутри компании. Если растет себестоимость продукции, а круг поставщиков не меняется, то, возможно, стоит пересмотреть подход к организации закупок в компании. В этом случае выход на ЭТП поможет расширить пул поставщиков и за счет их конкуренции добиться снижения закупочных цен.

Мы рекомендуем описать регламент работы на ЭТП в одном документе — Положении о закупках. Важно подробно описать существующие бизнес-процессы компании при осуществлении закупок.

Планирование

Одно из самых важных звеньев всей закупочной цепи, которое позволяет снизить негативные факторы и риски при осуществлении закупок.

Сначала определите перечень закупаемых товаров и услуг. Какие отделы в чем нуждаются? Есть ли возможность укрупнения и централизации закупок?

Оцените рынок и вычислите среднюю стоимость товаров и услуг, укажите их в качестве начальных при проведении закупок.

Публикуйте закупочные процедуры с максимально точным описанием того, что вам нужно. Чем больше информации — тем лучше. Это позволит поставщикам лучше понять вашу потребность и предложить товар или услугу, максимально соответствующие вашим ожиданиям.

Изучите рынок на предмет конкурентности — так вы сможете определить наиболее эффективный для вас способ закупки. Наиболее популярны многошаговые процедуры в виде аукциона на снижение цены. Такой способ подходит, если вы покупаете конкурентный товар. Существуют и одношаговые процедуры, когда поставщики подают свои предложения и вы выбираете минимальную цену. Нужно ориентироваться в том, какой способ проведения выбрать в каждом конкретном случае. На первоначальном этапе мы рекомендуем обратиться за консультацией к специалистам электронной торговой площадки.

Оценка рынка и подготовка списка закупаемых товаров и услуг помогут вам составить релевантный план закупок. Годовой план закупок (ГПЗ) — документ, который значительно облегчает закупочный процесс. Вы заранее знаете, когда и что закупать. Посмотрите статистику закупок прошлого года, производственный план на текущий год и определите, что будете закупать. Учитывайте сезонность. Не забудьте указать сроки, объемы, способы закупки.

ГПЗ «лечит» мелкие срочные закупки, когда по воле случая ситуация целенаправленно доводится до срочности и закупка нужна была еще «вчера». Следуя плану закупок, вы добьетесь ухода от срочных закупок и получите плюсы в виде оптовых цен вместо розничных.

Проведение закупок

Что касается непосредственно проведения закупки, то здесь все легко и просто. Вам нужно:

• подготовить информацию о закупке. Сюда входит: подготовка технического задания, определение сроков, указание особых условий, составление проекта договора и пр.
• разместить закупку на ЭТП.

После публикации закупки рекомендуем пригласить ваших текущих поставщиков на ЭТП. Так они окажутся в конкурентной среде, а вы получите наилучшее предложение.

Чтобы правильно выбрать победителя закупки, мы рекомендуем придерживаться системы отборочных и оценочных критериев. Все это снижает влияние человеческого фактора на выбор контрагента товаров и/или услуг.

К отборочным критериям относятся характеристики компании, опыт работы, условия поставки и оплаты. Важно, чтобы они не носили ограничительного характера. Если участник не прошел этап отборочных критериев, он не допускается до оценочных.

Оценочные критерии — функциональные характеристики заявляемого товара. Цена — самый простой и распространенный из оценочных критериев. Тут все просто: побеждает тот, кто предложил минимальную стоимость. Но не всегда цена играет ключевую роль. Для вас могут быть важны другие качественные характеристики, это зависит от конкретного предмета закупки.

Все критерии, по которым выбирают победителя, нужно указать в закупочной документации. Стоит отметить, что данная информация должна быть в открытом доступе, чтобы все участники закупки понимали, как их оценивали. Если участника не выберут в качестве победителя, он сможет провести работу над ошибками и не допустить их в будущем.

Заключение контракта для последующей поставки товара или услуги — финальный этап закупок. Рекомендуем заранее указать сроки заключения договора при размещении закупки. Если не предусмотреть этот момент, процедура может затянуться, предложение цены — стать неактуальным, а поставка — сорваться.

Что еще важно отметить в части заключения договора? При заключении контракта будьте внимательны и обратите внимание на подводные камни в виде дополнительных соглашений. При определенном раскладе они могут кардинально поменять условия договора.

Логическое завершение каждой закупочной процедуры — выполнение принятых на себя обязательств. Заказчик должен принять товары или услуги, подписать акты, следить, чтобы все соответствовало контракту.

Заключительный этап

Оцените эффект от оптимизации закупочной деятельности.

Что может произойти после выхода на ЭТП:

• появился новый надежный поставщик;
• текущий поставщик предоставил более выгодные условия;
• никто не смог перебить предложения текущего поставщика — значит, вы работаете с лучшим поставщиком.

Сама по себе электронная торговая площадка — это удобный инструмент для анализа и контроля работы. С помощью ONLINECONTRACT вы можете посмотреть, сколько было процедур, на какую сумму, что предлагали поставщики, процент снижения цены и многое другое... И все это — за пару кликов.

Кроме того, работа на ЭТП — это показатель современной, открытой и прозрачной компании, которая выбирает поставщиков на конкурентном рынке.

Чтобы получить бесплатную консультацию по организации эффективной закупочной деятельности, вы всегда можете обратиться к специалистам ЭТП ONLINECONTRACT (18+) по телефону: 8-800-555-39-39 или сразу разместить закупку, пройдя простую процедуру регистрации.