Как создать идеальную систему закупок

1. Оцените текущее состояние закупок

Посмотрите на конкурентов, на лидеров рынка. Если они работают на электронной торговой площадке, может быть, и вам пора?

Если растет себестоимость продукции, круг поставщиков не меняется, кого-то из снабженцев ловили за руку на взятках — то, возможно, вы начинаете выпадать из рынка. Выход на ЭТП поможет вернуться и изменить негативные ситуации.

Определите, что стоит выводить на ЭТП и кто будет заниматься закупками. Начать стоит с некритических позиций — канцелярских товаров, периферийной техники, спецодежды, средств индивидуальной защиты и подобных товаров.

2. Установите правила проведения закупок

Опишите регламент работы на ЭТП в одном документе. Обычно все правила описываются в положении о закупках. ONLINECONTRACT (16+) может предоставить типовой регламент закупки, а также может разработать с нуля.

Главная задача — подробно описать существующие бизнес-процессы при закупках, учитывая роль ЭТП.

3. Узнайте потребности в отделах

Определите перечень закупаемых продуктов, товаров и услуг. Какие отделы в чем нуждаются? Есть ли возможность укрупнения и централизации закупок?

Наверняка вы знаете все эти потребности. Возможно, некоторые из них лучше вывести на электронную площадку?

4. Определите стартовые цены

Оцените рынок и вычислите среднюю стоимость товаров и услуг. Это поможет составить релевантный план закупок.

Вы можете публиковать закупочные процедуры без стартовых цен, но у рынка не будет ориентира. Если поставщики не будут знать ваши потребности, вряд ли они смогут предложить выгодные условия. Чем больше информации в закупке — тем лучше. В большинстве своем, ваши закупки — это не коммерческая тайна.

5. Сформируйте план закупок

Посмотрите статистику закупок прошлого года и определите, что будете закупать в ближайшее время. Учитывайте сезонность. Не забудьте указать сроки, объемы, начальные максимальные цены, способы закупки.

По факту, с выходом на ЭТП кардинально ничего не изменится: если в вашей компании практикуется планирование закупок, то с ЭТП они станут только эффективнее.

6. Определите правила выбора поставщика

По каким критериям вы оцениваете текущих поставщиков? Расскажите об этих правилах всему рынку: исполнители смогут лучше подстраиваться под ваши требования, а вы будете получать более подходящие условия.

7. Мотивируйте снабженцев

У любого сотрудника должна быть рыночная мотивация. Если вы хотите, чтобы ваши специалисты больше пользовались электронной торговой площадкой — покажите, что это выгодно.

Объясните, что премия формируется из сэкономленных на закупке денег. Также можно привязать бонусы снабженцев к выполнению годового плана закупок.

8. Оцените эффект от выхода на ЭТП

Никто не любит угадывать чужие желания. Поэтому эффективность работы на электронной торговой площадке зависит от вашей готовности быть открытыми для рынка и предоставлять достаточные объемы информации для поставщиков.

Что может произойти после выхода на ЭТП:

• появился новый надежный поставщик;
• текущий поставщик предоставил более выгодные условия;
• никто не смог перебить предложения текущего поставщика — значит, вы работаете с лучшим поставщиком.

Сама по себе электронная торговая площадка — это удобный инструмент для анализа и контроля работы. С помощью ONLINECONTRACT вы можете посмотреть, сколько было процедур, на какую сумму, что предлагали поставщики. И все это — за пару кликов.

Кроме того, работа на ЭТП — это показатель современной, открытой и прозрачной компании, которая выбирает поставщиков на конкурентном рынке.