Повышая эффективность: тонкости закупок в крупной компании
Сфера закупочной деятельности является одной из самых сложных и при этом принципиально важных для любой крупной компании. В тонкостях происходящих в этой сфере процессов, а также путях повышения их эффективности разбирался корреспондент «Реального времени» на примере АО «ТГК-16».
Опытный путь
Начиная с момента своего образования ТГК-16 осуществляет закупки всех товаров, работ и услуг на электронной торговой площадке (ЭТП) Onlinecontract. В год компания осуществляет на ЭТП порядка 500 закупочных процедур. Благодаря снижению цен по результатам электронных торгов ТГК-16 ежегодно экономит порядка 300 млн рублей, снижение итоговой цены относительно начальной максимальной цены составляет порядка 12%. И это соответствует общероссийской статистике по электронным торговым площадкам.
Что касается электронных торговых площадок, в России первые подобные инструменты появились в начале 2000-х годов, и спустя 15 лет электронные торги стали применяться практически во всех отраслях экономики. Сейчас ЭТП — это одна из частей современной системы управления закупками.
При этом также необходимо учитывать специфику работы ТГК-16 и стратегическую важность своевременных поставок. Особенность работы ТГК-16 продиктована многими факторами. Одним из ключевых является тот факт, что основные потребители компании — крупнейшие в России предприятия нефтехимии и нефтепереработки: ПАО «Нижнекамскнефтехим», ПАО «Казаньоргсинтез», АО «ТАИФ-НК», формирующие валовый региональный продукт Татарстана. ТГК‑16 также осуществляет теплоснабжение населения жилых микрорайонов на территории Казани и Нижнекамска. Поэтому компания осознает стратегическую важность и ответственность своевременного обеспечения электростанций компании всем необходимым для последующего энергоснабжения своих потребителей.
Автоматизация повысит прозрачность закупок
В настоящее время благополучие и успех компании напрямую зависят от эффективности закупочной деятельности и стратегии ее построения. Эффективная система закупок позволяет оптимизировать себестоимость производимой продукции, давая дополнительное конкурентное преимущество компании на рынке. Актуальность вопросов организации и грамотного управления закупками ежегодно возрастает, особенно в кризисный период, когда компании вынуждены в условиях неопределенности осуществлять поиск возможных резервов для выживания в конкурентной борьбе.
Если говорить о повышении эффективности закупок и выстраивании определенной системы закупочной деятельности, интегрированной во все сферы жизнедеятельности компании, то помимо своевременных поставок товаров, работ и услуг нужного объема и качества следует уменьшить закупочную рутину и оптимизировать ежедневные монотонные операции специалистов по закупкам. Это возможно с применением современных технологий автоматизации закупок, что сопряжено с приобретением оборудования и инвестиций в основной капитал.
Кроме того, эффективным ресурсом для снижения времени на закупки малого объема (офисных принадлежностей, канцелярских товаров, картриджей для принтера и так далее), необходимые для обеспечения деятельности сотрудников компании, является их приобретение в электронном магазине, предлагаемом практически всеми электронными торговыми площадками. Это эффективный и быстрый способ приобретения необходимого товара малой стоимости.
Для эффективной работы анализ рынка поставщиков должен проводиться регулярно — необходимо изучать рынок предложений, сопоставлять цены и предлагаемые условия новых потенциальных поставщиков, приглашать их к участию в тендерах. Однако окончательный выбор поставщика определяется преимущественно наименьшей ценой, сформированной по результатам электронных торгов.
В ТГК-16 формализованы требования к участникам закупочных процедур, а также отборочные критерии и оценочные критерии, по которым заявки участников тендеров будут рассматриваться закупочной комиссией, оцениваться или отклоняться.
Что касается автоматизации закупок и ЭТП, всего 10—15 лет назад никто даже и не думал про электронные торги и автоматизацию закупок, а сегодня это уже норма. Рынок полон предложений различных IT-компаний по автоматизации закупочной деятельности. ТГК-16 выбор системы по автоматизации уже сделала и приступает к реализации данного проекта с учетом специфики производственной деятельности и проведения закупок по 223-ФЗ от 18.07.2011 г. «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
Одна из основных задач, которая будет решена при комплексной автоматизации закупочной деятельности, — это прозрачность закупок. Автоматизация бизнес-процесса по закупочной деятельности — это в первую очередь освобождение сотрудников от рутинной работы и возможность более глубоко заниматься закупкой по своей номенклатурной группе — изучением рынка поставщиков, построением стратегии закупок. Кроме того, любая автоматизация — это исключение влияния человеческого фактора на результат работы.
Партнерский материал