«Гениальная уборка» в компании

Система 5С

Японская система 5С — философия того, как эффективно организовать рабочее место, клиентские зоны, пространства для отдыха, склад и другие локации. Некоторые компании называют 5С генеральной уборкой, но более подходящее определение — гениальная, так как это не бездумное наведение порядка, а целая система, первоначальный инструмент бережливого производства.

У Майкла Ливайна есть хорошая книга «Разбитые окна, разбитый бизнес. Как мельчайшие детали влияют на большие достижения». В ее основе — теория разбитых окон Уилсона и Келлинга. Авторы исследования заметили, что если в офисе разбито одно из стекол и на это закрывают глаза, то условно через неделю все стекла будут разбиты. Мелкая небрежность, будь то фантик на столе менеджера или пыль на витрине магазина, влияет на впечатление клиента о компании. Поэтому очень важно трепетно относиться к небольшим мелочам.

В компании необходимо внедрять 5С, если:

• нужен документ, а его невозможно найти в ворохе прочих бумаг;
• документы находятся в папках, которые сложно отыскать среди прочих;
• шкафы заставлены чем-то ненужным (папками, техникой и пр.);
• свободное место в офисе занято неработающей техникой: сканером, кассой и т.д.

Сортировка и соблюдение порядка

Система 5С названа так неслучайно. Именно пять шагов должны совершить сотрудники и топ-менеджмент компании, чтобы эффективно организовать рабочее пространство.

• Первый этап — это сортировка.

У многих на рабочих столах скапливаются ненужные предметы — старые черновики, непишущая ручка, сломанный степлер. Среди этого беспорядка сложно быстро найти нужные документы. Для этого нужно разложить все предметы на две стопки — нужное и ненужное.

Затем нужное раскладывается на стопки: «используется часто и постоянно», «используется редко», «почти не используется». На этом сортировка закончена. Если вы сразу не можете определить, нужна вещь или нет, — повесьте на нее красный ярлык с датой и поместите в специальную зону временного хранения.

В моей практике в результате «гениальной» уборки из офисов вывозились целые «Газели» макулатуры, сломанной офисной техники и т.п. В процессе сортировки нужно задавать себе несколько контрольных вопросов: применяется ли предмет в данной зоне, кому он нужен, как часто используется? Если я уберу этот предмет, что-то изменится?

• Следующий этап — соблюдение порядка.

Рабочее пространство должно быть организовано рационально. Главное правило — у каждой вещи есть свое место. Предмет, который нужен ежедневно, должен лежать под рукой, а то, что необходимо раз в месяц, — на дальней полке. В любом случае информация должна быть в свободном доступе. Ответьте себе на вопрос: может ли любой ваш сотрудник найти нужный документ в кипе бумаг? Или этой информацией обладает только один-единственный человек?

Чистота, стандартизация и совершенствование

• «Чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят» — это принцип третьего этапа — соблюдения чистоты.

Главное — определить критерии уборки и соответствующий график. Чаще всего сотрудники компании сопротивляются на внедрении этого этапа. Они ссылаются на наличие клинингового персонала. Но ответственность за чистоту своего рабочего места лежит на каждом сотруднике.

Приведем простой пример. Менеджер А оставил на столе беспорядок после рабочей смены. Менеджер В в следующую смену будет вынужден убирать за коллегой, прежде чем приступить к работе. Это влияет и на рабочий настрой, и на психологическую обстановку в коллективе, и в целом на уровень удовлетворенности трудом.

Введите стандарт ежедневной уборки по окончании рабочего дня — не должно оставаться открытых документов, канцелярские принадлежности должны быть убраны, компьютер выключен. Эти правила обговариваются, фиксируются командой, составляются критерии уборки, контрольный лист и график.

• Четвертый этап — стандартизация.

Он нужен потому, что в каждой организации есть «чистюли» и «грязнули». Подавляющее большинство сотрудников — средней чистоплотности. Наша задача — приучать всех без исключения к системе 5С.

Когда мы все привели в порядок, начинаем формулировать стандартные правила для всех сотрудников с элементами визуализации. Все видели надписи с навигацией в ИКЕА — так покупателям проще ориентироваться в большом магазине. В офисах нужно использовать такой же подход. Все сотрудники должны знать, где лежат папки с прошлогодними отчетами или где находится «супермаркет» канцтоваров.

• Пятый этап — совершенствование.

Залог успеха — регулярные аудиты. Сотрудники проверяют рабочие места по чек-листу и выставляют оценки. Здесь присутствует нематериальная мотивация — сотрудники соревнуются за «звание» самого чистого офиса.

До «генеральной уборки» в офисе

1/4

...и после

1/4

Эти фотографии наглядно демонстрируют результаты внедрения системы 5С в офисе: все инструменты упорядочены и находятся в легкой доступности.

Повторю, система 5С — целая философия, призванная повысить производительность и снизить затраты и потери предприятия. Это наука о том, как управлять пространством, чтобы оно не управляло нами. На развертывание системы 5С может уйти до шести месяцев, но она будет работать только в том случае, если ежедневно задавать себе вопрос: «Можно ли сделать рабочее пространство еще лучше?»