Автоматизация закупочной деятельности: опыт ТГК-16

Что было до?

В момент создания общества в 2010 году закупочная деятельность на предприятии не была централизована.

— В филиалах, в центральном офисе каждое структурное подразделение по своему направлению деятельности проводило закупочные процедуры, — рассказала начальник отдела информационных систем управления Римма Нуреева.

После принятия Федерального закона от 18 июля 2011 года №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» закупочный процесс усложнился, многократно увеличился объем закупочной документации, также были установлены регламентные сроки публикации документов в государственной информационной системе в сфере закупок.

Это был трудоемкий ручной процесс, при котором существовал риск возникновения ошибок при заполнении множества документов по проводимой закупке. Кроме того, очень долгим был и процесс согласования.

— Закупочная документация представляла собой сшитые тома множества документов, состоящих из десятков страниц. Вся эта документация представлялась членам закупочной комиссии на рассмотрение. Далее все эти документы предстояло загрузить на электронные торговые площадки и ЕИС СЗ. А если учесть еще то, что существуют жесткие регламентные сроки публикации документов, то закупочный процесс представлял собой непростую задачу. Все эти моменты отвлекали внимание организаторов закупки и повышали риски возникновения ошибок, — вспоминает собеседница издания.

С течением времени требования Федерального закона №223-ФЗ ужесточались, была введена ответственность заказчика за нарушение требований закона и иных принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов Российской Федерации.

Все это привело к тому, что центр компетенции закупочной деятельности общества был сосредоточен в центральном офисе и возникла потребность в автоматизации закупочной деятельности.

Многоэтапная автоматизация

Для автоматизации закупочной деятельности были рассмотрены различные варианты платформ. В итоге выбор пал на платформу «1С:ERP.Управление холдингом». Данная платформа обеспечивала покрытие функциональных требований бизнеса. На платформе 1С уже были автоматизированы другие бизнес-процессы в обществе, и она была знакома сотрудникам.

Весь процесс закупочной деятельности очень объемный: начинается от планирования потребностей и заканчивается исполнением договоров. Автоматизировать такой процесс — довольно сложная и долгая для реализации задача. В связи с этим внедрение проекта решено было разбить на отдельные этапы.

На каждом этапе внедрения был автоматизирован отдельный процесс, который представлял собой законченный блок, он вводился в промышленную эксплуатацию и позволял пользователям работать в нем, не дожидаясь полного внедрения.

Одними из первых автоматизировали этапы, которые дали самый быстрый и максимально заметный эффект, — это формирование и согласование годового плана закупок, протоколов, договоров, формирование потребностей и планов закупок. На этих этапах были применены и реализованы различные идеи, полезные функции, которые упростили работу сотрудников, говорит Римма Нуреева.

Следующим этапом была проведена интеграция с внешними информационными системами, такими как Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС СЗ), а также с двумя электронными торговыми площадками: «РТС тендер» и «Онлайнконтракт».

Интеграция информационных систем — это процесс установки связей между информационными системами для получения единого информационного пространства, организации поддержки сквозных бизнес-процессов. Интеграция ускоряет обмен данными между системами, повышает качество, исключает влияние человеческого фактора.

По словам Нуреевой, самым сложным интеграционным процессом стала выгрузка на ЕИС СЗ программы закупок.

— Во-первых, ввиду постоянных изменений в ЕИС СЗ, приходилось постоянно вносить изменения во внедряемую систему. Во-вторых, при переходе к автоматической выгрузке по ранее размещенным данным стали выходить ошибки, связанные с множественными проверками, заложенными в интеграционный механизм, которые отсутствовали при ручном вводе. Для исключения ошибок пришлось провести большую работу по написанию правил сопоставления данных двух систем, исправлению некорректных данных, были выполнены доработки в системе и введены дополнительные контроли, — рассказала Римма Нуреева.

Интеграция с площадками «РТС тендер» и «Онлайнконтракт», наоборот, особых проблем не вызвала.

— Особенно хочется отметить команду «Онлайнконтракт». Они всегда открыты и идут навстречу. По нашей просьбе с их стороны были выполнены доработки новых методов программных интерфейсов, обеспечивающих двухстороннюю интеграцию.

Вопрос интеграции с внешними системами актуален и сейчас, поскольку, когда во внешних системах внедряются какие-то новшества, неучтенные обновления могут привести к сбоям или потере функциональности интеграции. В этом случае возникает необходимость делать доработки с нашей стороны.

— Да, за этим приходится постоянно следить: как только сбивается автоматическая интеграция, во избежание применения штрафных санкций приходится выкладывать данные вручную, потому что есть определенные законом сроки, в которые документация должна быть выложена в ЕИС СЗ, — объяснила Римма Нуреева.

Но, как заверяют на предприятии, эти вопросы стараются решать в короткие сроки.

Дополнительно в процессе эксплуатации выявляются узкие места в бизнес-процессах, которые возможно оптимизировать для ускорения проведения закупок. Такие задачи решаются в рамках сопровождения системы.

Пользователи отмечают следующие положительные моменты. В системе загружены шаблоны необходимых документов, в связи с чем у пользователей отсутствует необходимость отслеживать их актуальность. Также система позволяет автоматически рассчитывать сроки проведения закупочных процедур, рассчитывает контрольные соотношения, автоматизированно выгружает документы на ЭТП и ЕИС СЗ, что снижает риски возникновения ошибок. Автоматически вычисляемые маршруты согласования сокращают сроки согласования закупочной документации.

Также значительно снизилась нагрузка на печатающие устройства, в разы сократился объем печатных документов.

В результате внедрения проекта удалось полностью автоматизировать закупочный процесс в обществе. В едином информационном пространстве происходит процесс планирования потребности в закупках товаров, работ и услуг, создания плана закупок с последующим формированием и согласованием соответствующей документации, подведением итогов закупочных процедур, заканчивая заключением договоров и их исполнением, включая размещение информации по закупочным процедурам и договорам на сайте ЕИС СЗ. Процесс закупок стал прозрачным, появилась возможность контролировать ход проводимых закупок с помощью разработанных отчетов.