Как годовой план закупок помогает увеличивать прибыль

#1 Снижаем себестоимость

Правило простое — закупать товары, работы и услуги по низким ценам. Но низкие цены не обязательно связаны с низким качеством и рождаются в условиях жесткой конкуренции. Выход заказчика на электронную торговую площадку (ЭТП) c десятками тысяч клиентов уже может обеспечить экономию до 20%, а планирование и стандарты закупочной деятельности позволят сэкономить еще больше.

Простой пример, как планирование помогает экономить. Почти любая компания заказывает картриджи. Но заказывает их по факту, когда принтер уже просто не работает. А картриджи необходимы всегда. Гораздо проще и выгоднее провести закупку годового запаса картриджей и таким образом перейти к оптовым ценам. В контракте можно прописать удобный график отгрузки — тогда сэкономить удастся и на хранении, получая товар партиями в нужные сроки по фиксированной цене. Подобная схема актуальна для закупок не только картриджей, но и многих других товаров и услуг.

Опубликованный на ЭТП годовой план закупок компании помогает ее потенциальным поставщикам рассчитать собственные силы и скорректировать объемы производства, что обеспечит надежность выполнения заказа.

На сайте ЭТП ONLINECONTRACT (16+) опубликованы годовые планы закупок (далее — ГПЗ) ПАО «Казаньоргсинтез», ПАО «Нижнекамскнефтехим», «ТГК-16» на 2019 год. Публикуя ГПЗ, заказчики обеспечивают прозрачность и конкурентность закупок, получая лучшие условия и цены. Поставщики видят потребности крупнейших российских компаний и могут принять участие в процедурах.

#2 Контролируем и управляем закупками

Отсутствие стандартов закупочной деятельности в компании — это практически всегда ручное управление и фрагментарный контроль над процессом. Это как каждый раз готовить себе любимое блюдо по новому рецепту. Без ГПЗ и внятных регламентов отбора поставщиков, заключения и исполнения контракта управлять закупками в компании будет сложно.

Если у компании нет регламентов и она тянет с выбором или подписанием контракта, поставщики могут просто развернуться и уйти.

#3 Уходим от мелких заказов

Для заказчика мелкие закупки — это практически всегда срочность и перерасход бюджета компании. Уйти от таких закупок совсем вряд ли получится, но есть хорошая новость — объем таких закупок находится в пределах 5—15%. Остальные 85% укрупняют и проводят закупки один-два раза в год в плановом режиме. Для формирования годового плана закупок выясняем потребности предприятия, анализируем закупки прошлых периодов, формируем новые на год — в соответствии с сезонами.

Планирование и анализ позволят укрупнить закупки и перейти от розничных к оптовым ценам. Кроме того, такая ситуация способствует сезонным скидкам, а поставщики могут согласовать график отгрузки и снизить затраты на логистику.

#4 Находим новых поставщиков

Открытая публикация годового плана закупок поможет расширить круг поставщиков.

Такую прозрачность точно оценят — поставщикам важно видеть, кому, когда и по какой цене они могут продать свой товар. Тщательная и полная закупочная документация, где будут детально описаны требования к продукту и понятные условия отбора контрагентов, привлечет новых участников торгов и повысит их конкурентность. Это, в свою очередь, приведет к снижению цены и получению лучших условий, ведь текущие поставщики будут вынуждены торговаться.

Потребности компании, если заказчик о них заявляет публично на электронной торговой площадке, увидят потенциальные партнеры из других регионов. Это могут быть производители более качественных товаров — они могут предлагать сезонные скидки и идти на другие уступки, преследуя свои интересы.

Да и самим поставщикам это выгодно. Новые заказчики, особенно крупные — это рост объемов продаж, выручки и возможность планировать производство.

Также следует помнить, что открытая публикация годового плана закупок работает не только на увеличение прибыли, но и на имидж заказчика.