«Заходи кто хочет» или «проходим через фильтр»?

Два подхода к отбору поставщиков

Первый подход основан на первичной модерации всего пула потенциальных поставщиков, цель которой — по изначально выверенным требованиям отранжировать компании и допустить к торгово-закупочной процедуре только тех, кто им соответствует. Иными словами, это называется аккредитацией поставщиков. Компании, которые не входят в сформированный пул поставщиков, участвовать в ТЗП не смогут. Этот вариант, как правило, первый, который приходит в голову заказчику.

Второй подход — делать открытую процедуру со свободной конкуренцией, на которую может заявиться любая компания, независимо от масштаба деятельности. А самих поставщиков и их предложения проводить через систему отборочных и оценочных критериев. Этот вариант, как правило, рекомендуют представители электронных торговых площадок, исходя из большого опыта работы с закупками.

У обоих вариантов есть и плюсы, и минусы. Их мы подробно и рассмотрим.

Система с аккредитацией: гарантированные поставки, но довольно объемный и дорогостоящий процесс

Плюс системы с аккредитацией заключается в том, что в момент открытия торгово-закупочной процедуры на нее априори заявляются проверенные, надежные компании из своеобразного «золотого фонда» поставщиков, которые и спорят между собой за получение контракта. Следовательно, у компании-заказчика при этом меньше рисков обнаружить, что с компанией, которая дала наилучшее предложение, невозможно подписать договор по той или иной причине (например, она зарегистрирована по массовому адресу, на ней введено арбитражное наблюдение или в отношении руководителя возбуждено уголовное дело — список можно продолжать еще долго).

Но минусы зачастую перекрывают плюсы.

Начнем с того, что заблаговременная фильтрация благонадежных поставщиков предполагает построение громоздкого процесса внутри предприятия. Критерии благонадежности сначала необходимо выработать, и на этом этапе проблемы не возникают.

Они начинаются потом, когда нужно проверить соответствие поставщиков этим критериям. Такая проверка невозможна без выезда на предприятие, а оно может находиться где угодно, ведь не всегда предприятие пользуется услугами только тех поставщиков, которые физически находятся в шаговой доступности. При этом у крупного предприятия список потенциальных поставщиков на разные группы закупок может исчисляться несколькими тысячами. В году чуть более 200 рабочих дней, проверочный объезд предприятий-поставщиков предполагает работу целого отдела, который только этим и занимается.

Александр Гуров, директор ЭТП «ONLINECONTRACT», рассуждает:

— Сотрудники компании-заказчика досконально проверяют поставщиков: выезжают на место, смотрят, действительно ли там есть производство, что оно собой представляет. В процессе этих проверок перелопачивается весь рынок. Это колоссальный объем работ для отдела, который этим занимается. Зато из всего многообразия компаний на рынке недрогнувшей рукой вырубается пул из 5—7 благонадежных. Проблема в том, что аккредитация действует достаточно длительное время (от полугода до трех лет). И за это время многое может случиться: например, благонадежная компания может перейти в разряд неблагонадежных. И еще один очень важный момент: на рынок может прийти новый игрок, который пока формально не входит в этот пул, но который однозначно очень перспективный в плане будущих контрактов. И что тогда делать? Конечно, заказчик должен разработать процедуру ввода компаний в список благонадежных и вывода из него. И это целый административный бизнес-процесс, в котором должна быть понятна каждая стадия. Надо четко формализовать, по каким критериям компания попадает в этот список, как она из него выбывает, как подтверждает свой статус в течение действующего срока. Все это должно быть описано в регламентирующей документации для обеспечения понятности и прозрачности.

Сговоры и заговоры

Еще один минус системы с аккредитацией в том, что критерии включения в список благонадежных компаний, как правило, не публичны. Однако было бы очень неплохо, если б поставщик четко знал, какие условия ему надо выполнить, чтобы начать работать с этим заказчиком, из-за чего он этой аккредитации лишится и как сможет ее восстановить. В итоге мы получаем черный ящик с абсолютно непрозрачными стенками: снаружи совершенно непонятно, что происходит внутри. При этом современные тенденции в закупочной сфере, наоборот, предполагают стремление к максимальной прозрачности.

Даже если заказчик готов к тому, что он пропустит мимо себя перспективные компании и потратит немалый бюджет на процесс аккредитации поставщиков, он должен знать вот еще что: оптимальные ценовые предложения с мощным дисконтом можно получить только в системе свободной конкуренции. Дело в том, что пресловутый «золотой фонд поставщиков» прекрасно знает своих конкурентов. Поставщикам, которые входят в ваш пул, ничто не мешает сесть за стол переговоров, определиться с минимальным декоративным дисконтом, который вам и предложат, а потом поделят ваш заказ между собой по системе субподрядов.

Конечно, этот аргумент можно парировать тем, что поставщики не знают о том, кто еще, кроме них, приглашен на конкретную закупку. Но в этом случае нужно быть на 100% уверенным в том, что информация о списке поставщиков не выйдет наружу.

Есть в системе с аккредитацией и еще одно потенциально слабое с точки зрения злоупотреблений место: сама система проверки предприятий-поставщиков, особенно с выездом в отдаленные города. Приведем чисто гипотетический пример. Заказчик — в Казани, а потенциальный поставщик со свечным заводиком — в Сочи. Туда приезжает проверяющий и никакого свечного заводика на месте не обнаруживает. Зато обнаруживает некую коммерческую структуру, желающую проникнуть в заветный пул (чтобы работать на субподрядах) и готовую за это на существенные материальные жертвы в пользу проверяющего. Это не сюжет криминальной хроники, это совершенно обычная житейская ситуация.

Александр Гуров резюмирует:

— Это очень тонкий момент: насколько система может себя контролировать. На любого проверяющего нужен контролер, иначе можно столкнуться с фактами коммерческого подкупа. Я уже не говорю о том, что поставщики могут спокойно договориться между собой о том, чтобы в конкуренции на закупке минимально опускать цену. Таким образом, в отсутствие нормально созданной конкуренции не удастся получить максимально привлекательное ценовое предложение, платить при реализации такого подхода всегда приходится больше.

NB: Конечно, есть случаи, когда закрытая процедура закупки с аккредитацией действительно имеет смысл: например, при разовой закупке сложного оборудования, дорогого технологического решения. Здесь действительно есть смысл сразу же отобрать только официальных дилеров надежных производителей, которые действуют в регионе.

К примеру, один из клиентов электронной торговой площадки как-то закупал сложное технологическое решение на своей производственной площадке. Под его задачи ему подходило оборудование только от четырех мировых производителей: Schneider Electric, Siemens, ABB или Yokogawa. В этом случае действительно рациональнее было сделать закрытую торгово-закупочную процедуру и пригласить к участию в ней только представителей вышеупомянутых брендов. В таком варианте вероятность сговора поставщиков минимальна, потому что заказчик выбирает одно технологическое решение, поставлять которое будет только одна компания. Они изучили торгово-закупочную документацию и предложили, за какую цену могут реализовать это технологическое решение. Заказчик выбрал среди их предложений оптимальное для себя.

Свобода конкуренции — снижение цен

Подход со свободной конкуренцией — процесс, когда к торгово-закупочной процедуре допускается любая компания, а отбор благонадежных поставщиков проводится по системе отборочных и оценочных критериев (мы уже рассказывали о них в одной из предыдущих статей). Александр Гуров объясняет:

— Люди часто забывают об отборочных и оценочных критериях. И когда сравнивают две системы организации закупок, то говорят: «Свободная конкуренция — это неудобно. Вот сейчас придет множество предложений, и что мне с ними делать дальше? Как ориентироваться?» А дальше вы должны будете пропустить его через фильтр оценочных и отборочных критериев. Компании-однодневки, фирмы в стадии банкротства, недостаточно честные поставщики таким образом отсекаются, и вы начинаете работать только с теми, которые остаются в списке благонадежных.

При этом не нужно устраивать проверку всех заявившихся поставщиков подряд. Какой смысл в том, чтобы проверять аутсайдера с высокими ценами и заведомо неподходящими вам условиями? При этом подходе тратить трудовые и финансовые ресурсы нужно только на тех поставщиков, которые вам подходят. Вот как это организовано в системе собственных закупок «ONLINECONTRACT»:

— Мы стандартизировали у себя эти процессы, — рассказывает Александр Гуров. — Сначала поставщиков, давших интересное предложение, проверяет наша служба безопасности, а потом мы проводим отсев по отборочным и оценочным критериям. Их на самом деле не так уж и много. Визуализируется этот отсев по матрице, в которой я сразу вижу, какие предложения не соответствуют нашим требованиям. Но их участие в закупке все равно не было бесцельным — эти компании выполнили свою бизнес-функцию: создали конкурентное давление на благонадежных поставщиков. Как компания-заказчик мы не взваливаем на себя миссию перелопатить весь рынок. К закупке допускаем всех, чтобы создать конкурентное давление, но благодаря системе отборочных и оценочных критериев все равно работаем с благонадежными компаниями.

Достоинства и недостатки свободной конкуренции

К достоинствам подхода со свободной конкуренцией относятся:

• возможность получения крупного дисконта (в среднем от 5 до 20% — при закупках товара и до 70% — если нужно заказать определенные услуги);
• возможность познакомиться с новым перспективным поставщиком;
• функция поддержки предприятий малого и среднего бизнеса, которые при прохождении всех отборочных и оценочных критериев получают больше возможностей стать поставщиками крупных компаний;
• прозрачность закупки благодаря четкой формализации критериев отбора поставщика;
• прямая выгода использования системы отборочных и оценочных критериев, которая существенно дешевле в реализации, чем аккредитация всего пула поставщиков.

Недостаток у этой системы тоже есть: для того чтобы начать по ней работать, надо разработать подробную систему критериев отбора поставщиков. Причем единожды разработать ее мало: нужно постоянно поддерживать ее в рабочем состоянии и регулярно актуализировать. Однако это гораздо менее ресурсоемко, чем проводить качественную аккредитацию.

Что выбрать?

В выборе подхода к тому, как отсеивать для себя поставщиков, каждая компания вольна сама. По факту обе системы представляют собой примерно одну и ту же философию, просто по-разному реализованную. Просто система с аккредитацией, с нашей точки зрения, существенно дороже и массивнее.

Затраты на разработку и поддержание работоспособности системы отборочных и оценочных критериев ниже, подход здесь более формализованный, прозрачный и быстрый. Но нельзя сказать, что подход с аккредитацией порочный и нежизнеспособный: как мы уже показали, бывают ситуации, когда он подходит больше, чем подход со свободной конкуренцией.

Так что оба подхода имеют право на жизнь, просто это разные способы решения одной и той же задачи.

А вы что думаете о преимуществах и недостатках обеих систем? Может быть, у вас есть опыт? Пишите в комментариях, нам интересно.

Если же вы хотите разобраться подробнее и понять возможности ЭТП именно для вас, смело обращайтесь к специалистам ONLINECONTRACT по бесплатному телефону 8 (800) 555 39 39.

Дополнительную информацию можно найти: на сайте https://onlinecontract.ru/,
в Instagram-аккаунте @gurov_online.