11 популярных вопросов о годовом плане закупок

Что такое ГПЗ и что в него входит? Чем он отличается от графы в финансовом плане?

— ГПЗ — это годовой план закупки товаров, работ или услуг. Он представляет собой первичный документ, в котором содержатся сведения о том, что, в каком объеме и в какие сроки предприятие будет закупать в наступающем году, чтобы удовлетворять свои потребности. Он формируется в зависимости от того, какая активность заложена на год в финансовом плане компании.

В идеале, план закупок должен быть максимально широким и содержать не только материально-технические ценности, но и услуги и работы — все, на что тратятся финансы. В ГПЗ прописываются не только те закупки, которые будут проводиться в электронном виде, но и те, которые по ряду причин компания делает у единственного поставщика.

То есть ГПЗ — это подробнейший документ, который регламентирует, на что компания будет тратить деньги в следующем году и в какие периоды она будет это делать.

Зачем мне нужен ГПЗ? Я до сих пор прекрасно обходился без него: у меня есть надежные поставщики, которым я доверяю, а срочные закупки по мелочи можно провести в любой момент.

— Во-первых, ГПЗ занимает важное место в рамках планирования бюджета компании. Если провести аудит и подсчитать, сколько денег теряет ваша компания на «срочных закупках мелочей», вы очень удивитесь. Например, пачка популярной марки бумаги для принтера, в зависимости от объема закупки, стоит от 135 до 260 рублей. Если предположить, к примеру, что в год компании нужно 1 500 пачек, то при оптовой закупке по ранее опубликованному ГПЗ на бумагу потребуется 202 500 рублей, а если покупать ее «срочно по мелочи» — то 390 000 рублей. Разница очевидна.

Во-вторых, информационная открытость ГПЗ означает расширение списка потенциальных поставщиков. Вполне возможно, что на рынке за то время, пока вы работаете, появились другие компании, которые продают те же товары и услуги, что и ваши надежные поставщики, но выставляют на них более привлекательную цену. При отсутствии опубликованных ГПЗ, они не успевают вовремя подготовиться к торгам на ЭТП и сделать вам выгодное предложение. Открытость усиливает конкуренцию, в том числе ценовую.

Один из наших клиентов опубликовал ГПЗ в конце ноября 2019 года — и к настоящему моменту ему уже позвонили несколько новых, неизвестных ему ранее поставщиков. Сейчас клиент начинает в комфортном формате изучать их предложения и проводить проверку, запрашивает образцы. Через несколько месяцев, когда закупка должна состояться, он будет иметь на руках всю информацию и сможет выбрать самое подходящее для него предложение. Если бы ГПЗ не был опубликован — скорее всего, наш клиент работал бы со своими привычными контрагентами, у которых нет стимула ни улучшать качество обслуживания, ни, разумеется, снижать цену.

В-третьих, публикация ГПЗ может способствовать оптимизации процессов на предприятии и принятию более эргономичных решений. Вот один из реальных случаев: компания из числа наших клиентов опубликовала ГПЗ, в котором содержался пункт «Лампы накаливания». На нее вышел поставщик с предложением светодиодных ламп и подробным описанием того, почему для клиента это будет более выгодной в долгосрочной перспективе закупкой, ведь его конечная потребность — это освещенные помещения, а не конкретный тип ламп. Между тем неоновые лампы служат дольше, экономят электричество и в конечном итоге их эксплуатация обходится дешевле. Благодаря тому, что до момента закупки было достаточно много времени, клиент успел оценить предложение, пересчитал затраты и сделал выбор в пользу этого поставщика. И таких реальных примеров, когда благодаря заранее опубликованному годовому плану закупок удается что-то изменить в лучшую сторону, мы можем привести десятки.

Плюс ко всему, самый дефицитный ресурс сегодня — это время. Время для принятия решений, время для выбора, и ГПЗ дает это время всем сторонам.

Мой знакомый как-то упомянул, что его компания должна обязательно публиковать ГПЗ по закону. Это какое-то новое требование для всех или распространяется только на определенные категории предприятий?

— Коммерческие компании вовсе не обязаны публиковать ГПЗ — это ваш личный выбор. Ваш знакомый, скорее всего, работает в компании, которая подпадает под действие 44-ФЗ или 223-ФЗ — они действительно должны размещать годовой план закупок в Единой информационной системе.

Не думаю, что моя компания может предсказать на целый год, сколько и чего мне понадобится. Как заложить в ГПЗ вещи, которые невозможно точно просчитать?

— У любого предприятия есть план продаж и финансовый план. Если это производственное предприятие — значит, есть производственный план (он регламентирует, что и сколько планируется произвести в штуках). Есть план набора кадров. Исходя из этого всего, можно близко к реальности рассчитать, что нужно купить и заказать: спецодежду, расходные материалы, оборудование, оргтехнику и комплектующие к ней, даже канцтовары.

Разумеется, в процесс всегда будут вмешиваться сезонные особенности или колебания по объему заказов. Но в любом случае мы всегда предполагаем, что 80—90% денег, которые тратит компания, можно запланировать. Поэтому ГПЗ разной степени полноты и совершенства можно сформировать практически в любой компании.

Можно ли учесть в ГПЗ сезонность? У меня строительная компания, и мне нет нужды заказывать стройматериалы в ноябре, ведь работы не начнутся раньше марта.

— Однозначно, вам можно и нужно составлять ГПЗ, потому что он поможет вам сэкономить на сезонных колебаниях цены. Дело в том, что во время зимнего застоя строительных работ вы сможете «подготовить телегу зимой, а сани — летом». Затраты на стройматериалы, которые понадобятся вам в марте — апреле, нужно запланировать еще в ноябре, опубликовать ГПЗ, изучить предложение на рынке — и закупить материалы зимой. Иначе в разгар сезона придется покупать их по самой «горячей» (в плохом смысле) цене.

Та же самая схема действует с любыми сезонными закупками: вы один раз в год готовите ГПЗ, в котором прописываете, что контракт на снегоуборку будете подписывать, скажем, в сентябре, а договор на поставку рубероида — в конце января. Нашим клиентам удается существенно экономить на сезонности, благодаря разумному планированию закупок.

Я хочу опубликовать план закупок, чтобы изучить рынок предложения. Но не хочу разрабатывать его на год: только начинаю работать, мало ли что может поменяться за ближайшие месяцы. Можно сделать ГПЗ не на год, а на более короткий срок?

— В самой аббревиатуре ГПЗ «зашито» слово «годовой». Но если у вас коммерческая организация и на вашу работу не распространяются ФЗ-44 или ФЗ-223, то можете составлять и более короткие планы закупок: например, квартальные или полугодовые. Горизонт планирования на шесть месяцев более предсказуемый, чем на 12, и иногда это может быть оправдано исходя из специфики закупаемого ассортимента и инфляционных ожиданий по нему.

Правда, в большинстве случаев дробление закупки на более мелкие партии закономерно приводит к повышению цены: чем крупнее опт, тем дешевле товар, это общее правило любого бизнеса. А уменьшение перспективы планирования приводит к уменьшению объема закупаемой продукции.

Мои закупки — это внутреннее дело компании, коммерческая тайна. Зачем мне жертвовать своей конфиденциальностью и размещать ГПЗ в открытых источниках, чтобы немного сэкономить?

— Каждый поставщик знает большинство потребителей в своем регионе. При этом потребители, разыскивая выгодную поставку, обращаются к нескольким поставщикам последовательно. Поэтому выражение «коммерческая тайна» постепенно становится фигурой речи, красивым мифом. О любой предполагаемой крупной поставке — будь то новые компьютеры для сотрудников или станки для нового производства — достаточно быстро узнает окружающий рынок. Можно пытаться работать в режиме «секретности» и получать завышенные цены от двух-трех поставщиков, но лучше работать открыто, при этом расширять горизонты потенциальных контрагентов, выходить за пределы своего региона. Открытость выгодна в конечном итоге всем, а скрыть в наше время практически ничего нельзя.

Обязаны ли мы проводить закупку, если в ГПЗ есть строчка об этой закупке, а потребность в ней уже отпала?

— Даже у заказчиков, которые работают по ФЗ, нет жесткого требования проводить закупку, но есть необходимость внести изменения в ГПЗ и убрать несостоявшиеся торги из него. Тем более нет никаких штрафных санкций за непроведенную закупку для коммерческих предприятий. Но экономический интерес состоит как раз в том, чтобы ГПЗ был наиболее близок к реальности. Чтобы документ был интересен поставщикам, он должен быть декларацией о намерениях и работать на деловую репутацию компании.

Что должно входить в ГПЗ? Есть какие-то конкретные пункты?

— В этот документ входит информация обо всех закупках, которые проведет компания в течение года. По каждой закупке указываются: сроки ее проведения, предмет закупки с минимальными техническими требованиями, объем, начальная максимальная цена, информация о способе закупки, сроки и адрес поставки.

Я произвожу запорную арматуру и хочу как поставщик изучить ситуацию. Как узнать, будут торги на нашу продукцию на следующий год?

— На сайте ЭТП ONLINECONTRACT есть раздел «Годовые планы закупок», в настоящий момент там опубликованы ГПЗ пяти предприятий. Вам нужно скачать эти файлы и найти интересующие позиции с помощью поисковой строки по ключевому слову. Вы увидите наименование, объем закупки, в некоторых случаях — бюджетную цену этой закупки. Так вы сможете сразу оценить свою конкурентоспособность, заранее поставить в календарь дату, а потом — просто дождаться и не пропустить эту закупку.

Я поставщик. Что я получу, если увижу ГПЗ компании, зачем тратить время на его изучение? Ведь у меня есть персонал, который постоянно занимается мониторингом на ЭТП.

— Во-первых, зная ГПЗ крупных клиентов, поставщик может запланировать, когда ему активизировать свои ресурсы. Если, например, он поставляет сырье, то благодаря ГПЗ у него появляется время на то, чтобы показать его предприятию-потенциальному покупателю, протестировать в лаборатории и показать преимущества, а потом выйти на закупку.

Во-вторых, поставщик может заранее нанять на работу временный персонал в период предполагаемой пиковой нагрузки, особенно это касается сферы услуг.

В-третьих, поставщик, видя интересное большое предложение, соизмеряет с ним свои объемы и может лучше подготовиться к закупке: возможно, пересчитать цены на крупную партию или подготовить альтернативный вариант удовлетворения потребности заказчика (как в примере со светодиодными лампами, который приведен выше).

По нашей статистике, каждая пятая закупка становится для компании-поставщика выигрышной. Соответственно, чем больше вы участвуете, тем больше у вас становится заказов. А значит, опубликованные ГПЗ позволяют вам планировать, когда выходить на крупную закупку и готовить предложение. Рынок становится более понятным и открытым, поэтому для поставщика изучение ГПЗ несет совершенно конкретные выгоды.